POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
DESAFÍA S.A.S
Con el fin de dar cumplimiento a las disposiciones previstas en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que define los deberes de los Responsables del Tratamiento de datos personales, entre los cuales está el de adoptar un manual de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley incluyendo para la atención de consultas y reclamos, así como obligatoriedad por parte de los Responsables del Tratamiento de velar por que los encargados del tratamiento de datos cumplan las políticas definidas según el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013.
El derecho fundamental al habeas data tiene por objeto garantizar a los titulares de los datos el poder de decisión y control que tienen sobre la información y el uso y destino que se le dan a sus datos personales; el derecho a la protección de datos personales da al Titular de una serie de facultades para mantener el control sobre su información personal. Estas opciones van desde el derecho a saber quién conserva los datos personales, los usos a los que se están sometiendo los mismos, hasta la definición de quién tiene la posibilidad de consultarlos, con base en esto el titular de los datos tiene la posibilidad de oponerse al tratamiento que se está dando a sus datos, tal como consta en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, la cual desarrolla elementos diseñados para garantizar la vigencia de este derecho fundamental
Así mismo la normatividad relacionada con el derecho de habeas data señala la especialidad que tiene el tratamiento de datos personales de menores de edad, con el fin de proteger los derechos de los niños, niñas y adolescentes.
Con base en lo anterior, DESAFIA S.A.S desarrolla este documento las políticas internas que garantizan el cumplimiento de dichas normas, teniendo en cuenta nuestra condición de responsables del tratamiento de datos personales; en especial se hace referencia a las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Disposiciones generales para la protección de datos personales”, el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”y el Decreto 886 de 2014, “Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, correspondiente al Registro Nacional de Bases de Datos”.
GENERALIDADES, DEFINICIONES Y PRINCIPIOS
Este documento se aplica al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje DESAFIA S.A.S, sociedad domiciliada en la Avenida Calle 26 # 38 A 37 de Bogotá D.C. con el correo electrónico: servicioalcliente@desafia.com.co, teléfonos: 3185483881 en Bogotá D.C..
Las políticas y procedimientos contenidos en el presente documento aplican a las bases de datos que maneja DESAFIA S.A.S, y que serán registradas de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 886 de 2014 “Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012” y la Circular Externa 002 de 2015 que “Adicionó el Capítulo Segundo en el Título V de la Circular única de la Superintendencia de Industria y Comercio”, cuyo período de vigencia se contará desde la fecha de la autorización y hasta el cese de las operaciones de la sociedad.
DEFINICIONES
De acuerdo con lo establecido en el artículo 3° de la Ley 1581 de 2012 y para dar cumplimiento al la aplicación de las reglas contenidas en el presente documento y se entiende por:
1) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
2) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
3) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento
4) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
5) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
6) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
7) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
8) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
9) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
10) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
11) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
12)Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
13) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
PRINCIPIOS.
Los siguientes son los principios que DESAFIA S.A.S declara respetar en los procesos de recolección, uso y tratamiento de datos personales.
a) Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
b) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por DESAFIA S.A.S debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al Titular;
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de DESAFIA S.A.S en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de DESAFIA S.A.S, se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
2. ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y AUTORIZACIÓN
La recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales por parte de DESAFIA S.A.S requiere del consentimiento libre, expreso e informado de los Titulares de los mismos. DESAFÍA S.A.S, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los Titulares de los datos, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del Titular, los datos nunca hubieren sido recolectados y almacenados en la base de datos. El formato para la autorización será elaborado por DESAFIA S.A.S y será puesto a disposición del titular. Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del Titular de los datos personales, que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, y el derecho que le asiste para solicitar el acceso, la actualización, rectificación y eliminación de sus datos personales en cualquier momento, a través de los mecanismos puestos a su disposición por DESAFÍA S.A.S. Lo anterior con el fin de que el Titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal. La autorización es una declaración que informa al Titular de los datos personales: a) Quién recopila su información personal (responsable o encargado) b) Qué recopila (datos que se recaban) c) Para qué recoge los datos (las finalidades del tratamiento) d) Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados e) Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles (si aplica) no está obligado a autorizar su tratamiento.
DESAFIA S.A.S adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo la autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.
El Documento AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
DESAFÍA S.A.S conservará el modelo del aviso de privacidad que se transmitió a los Titulares mientras se lleve a cabo el tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de éste se deriven. Para el almacenamiento del modelo, DESAFIA S.A.S podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.
DERECHOS Y DEBERES
DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.
De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013 el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a DESAFIA S.A.S, en su condición de responsable del tratamiento.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a DESAFIA S.A.S, en su condición de Responsable del Tratamiento.
c) Ser informado por DESAFIA S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
DESAFIA S.A.S mantendrá habilitados medios de contacto para que los Titulares de datos puedan ejercer sus derechos y dar aplicación a los procedimientos previstos en este documento, los cuales serán informados y puestos a disposición en el Aviso de Privacidad.
DEBERES DE DESAFIA S.A.S EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.
DESAFÍA S.A.S tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014 y las demás normas aplicables sobre protección de datos personales De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013, DESAFÍA S.A.S se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
e) Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos;
f) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
PROCEDIMIENTOS DE CONSULTA Y RECLAMACIÓN
DESAFÍA S.A.S debe garantizar al Titular su derecho de acceso en tres vías:
a) La primera implica que el Titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
b) La segunda, que el Titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable.
c) La tercera, corresponde al derecho de conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de DESAFIA S.A.S de informar al Titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas las finalidades que justifican el tratamiento.
DESAFÍA S.A.S garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del Titular o de su representante, se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los datos personales. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite de plazo y deberá permitir al Titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en cualquier momento, informando a DESAFÍA S.A.S por los medios que disponga.
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (15) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
RECLAMOS
De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 u cualquier otra norma aplicable, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
a) El reclamo lo podrá presentar el titular o su apoderado, entregando la información definida en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa, es decir con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las falencias. Si ha pasado dos (2) mes desde la fecha del requerimiento sin que el titular entregue la información requerida o faltante, se entenderá por desistido del reclamo.
b) El tiempo máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que DESAFÍA S.A.S lo recibe. Cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho tiempo se informará al Titular antes del vencimiento la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS.
En cualquier momento y de manera gratuita el Titular o su representante podrán solicitar a DESAFIA S.A.S la actualización, rectificación, eliminación o supresión de sus datos personales siempre que se acredite la identificación del Titular o de sus apoderados.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por DESAFIA S.A.S y deberá contener como mínimo, El nombre y correo electrónico del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante y la descripción de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
Con la solicitud, DESAFÍA S.A.S rectifica y actualiza la información de conformidad con el procedimiento y los términos señalados. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición. DESAFIA S.A.S podrá habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes para llevar a cabo esta gestión; todas estas modificaciones serán informadas previamente a través de su pagina web: www.desafia.com.co
El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a DESAFÍA S.A.S la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando considere que no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 o cuando hayan dejado de ser necesarios para la finalidad para la cual fueron recolectados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por DESAFÍA S.A.S. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el Responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando: a) El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular. En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, DESAFÍA S.A.S debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.
Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, DESAFÍA S.A.S debe establecer mecanismos, de fácil acceso y gratuitos que permitan al Titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó y en los términos estipulados en la ley 1581 de 2012, sus Decretos reglamentarios y normas complementarias. Existen dos modalidades en las que la revocación puede darse. Primero sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que DESAFÍA S.A.S deba dejar de tratar por completo los datos del Titular y segundo puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. El Titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, debe indicar si la revocación que pretende realizar es total o parcial y cuál es el tratamiento con el que no está conforme. Los mecanismos o procedimientos que DESAFIA S.A.S establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento otorgado no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
DESAFÍA S.A.S designa al área de SERVICIO AL CLIENTE o quien haga sus veces, para cumplir con la función de protección de datos personales y atención de RECLAMACIONES, quien se encargará de dar trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012.
La presente Política está rigiendo desde el 8 de Marzo de 2019
El derecho fundamental al habeas data tiene por objeto garantizar a los titulares de los datos el poder de decisión y control que tienen sobre la información y el uso y destino que se le dan a sus datos personales; el derecho a la protección de datos personales da al Titular de una serie de facultades para mantener el control sobre su información personal. Estas opciones van desde el derecho a saber quién conserva los datos personales, los usos a los que se están sometiendo los mismos, hasta la definición de quién tiene la posibilidad de consultarlos, con base en esto el titular de los datos tiene la posibilidad de oponerse al tratamiento que se está dando a sus datos, tal como consta en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, la cual desarrolla elementos diseñados para garantizar la vigencia de este derecho fundamental
Así mismo la normatividad relacionada con el derecho de habeas data señala la especialidad que tiene el tratamiento de datos personales de menores de edad, con el fin de proteger los derechos de los niños, niñas y adolescentes.
Con base en lo anterior, DESAFIA S.A.S desarrolla este documento las políticas internas que garantizan el cumplimiento de dichas normas, teniendo en cuenta nuestra condición de responsables del tratamiento de datos personales; en especial se hace referencia a las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Disposiciones generales para la protección de datos personales”, el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”y el Decreto 886 de 2014, “Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, correspondiente al Registro Nacional de Bases de Datos”.
GENERALIDADES, DEFINICIONES Y PRINCIPIOS
Este documento se aplica al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje DESAFIA S.A.S, sociedad domiciliada en la Avenida Calle 26 # 38 A 37 de Bogotá D.C. con el correo electrónico: servicioalcliente@desafia.com.co, teléfonos: 3185483881 en Bogotá D.C..
Las políticas y procedimientos contenidos en el presente documento aplican a las bases de datos que maneja DESAFIA S.A.S, y que serán registradas de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 886 de 2014 “Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012” y la Circular Externa 002 de 2015 que “Adicionó el Capítulo Segundo en el Título V de la Circular única de la Superintendencia de Industria y Comercio”, cuyo período de vigencia se contará desde la fecha de la autorización y hasta el cese de las operaciones de la sociedad.
DEFINICIONES
De acuerdo con lo establecido en el artículo 3° de la Ley 1581 de 2012 y para dar cumplimiento al la aplicación de las reglas contenidas en el presente documento y se entiende por:
1) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
2) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
3) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento
4) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
5) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
6) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
7) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
8) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
9) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
10) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
11) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
12)Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
13) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
PRINCIPIOS.
Los siguientes son los principios que DESAFIA S.A.S declara respetar en los procesos de recolección, uso y tratamiento de datos personales.
a) Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
b) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por DESAFIA S.A.S debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al Titular;
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de DESAFIA S.A.S en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de DESAFIA S.A.S, se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
2. ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y AUTORIZACIÓN
La recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales por parte de DESAFIA S.A.S requiere del consentimiento libre, expreso e informado de los Titulares de los mismos. DESAFÍA S.A.S, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los Titulares de los datos, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del Titular, los datos nunca hubieren sido recolectados y almacenados en la base de datos. El formato para la autorización será elaborado por DESAFIA S.A.S y será puesto a disposición del titular. Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del Titular de los datos personales, que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, y el derecho que le asiste para solicitar el acceso, la actualización, rectificación y eliminación de sus datos personales en cualquier momento, a través de los mecanismos puestos a su disposición por DESAFÍA S.A.S. Lo anterior con el fin de que el Titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal. La autorización es una declaración que informa al Titular de los datos personales: a) Quién recopila su información personal (responsable o encargado) b) Qué recopila (datos que se recaban) c) Para qué recoge los datos (las finalidades del tratamiento) d) Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados e) Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles (si aplica) no está obligado a autorizar su tratamiento.
DESAFIA S.A.S adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo la autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.
El Documento AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
DESAFÍA S.A.S conservará el modelo del aviso de privacidad que se transmitió a los Titulares mientras se lleve a cabo el tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de éste se deriven. Para el almacenamiento del modelo, DESAFIA S.A.S podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.
DERECHOS Y DEBERES
DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.
De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013 el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a DESAFIA S.A.S, en su condición de responsable del tratamiento.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a DESAFIA S.A.S, en su condición de Responsable del Tratamiento.
c) Ser informado por DESAFIA S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
DESAFIA S.A.S mantendrá habilitados medios de contacto para que los Titulares de datos puedan ejercer sus derechos y dar aplicación a los procedimientos previstos en este documento, los cuales serán informados y puestos a disposición en el Aviso de Privacidad.
DEBERES DE DESAFIA S.A.S EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.
DESAFÍA S.A.S tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014 y las demás normas aplicables sobre protección de datos personales De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013, DESAFÍA S.A.S se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
e) Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos;
f) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
PROCEDIMIENTOS DE CONSULTA Y RECLAMACIÓN
DESAFÍA S.A.S debe garantizar al Titular su derecho de acceso en tres vías:
a) La primera implica que el Titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
b) La segunda, que el Titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable.
c) La tercera, corresponde al derecho de conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de DESAFIA S.A.S de informar al Titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas las finalidades que justifican el tratamiento.
DESAFÍA S.A.S garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del Titular o de su representante, se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los datos personales. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite de plazo y deberá permitir al Titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en cualquier momento, informando a DESAFÍA S.A.S por los medios que disponga.
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (15) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
RECLAMOS
De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 u cualquier otra norma aplicable, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
a) El reclamo lo podrá presentar el titular o su apoderado, entregando la información definida en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa, es decir con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las falencias. Si ha pasado dos (2) mes desde la fecha del requerimiento sin que el titular entregue la información requerida o faltante, se entenderá por desistido del reclamo.
b) El tiempo máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que DESAFÍA S.A.S lo recibe. Cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho tiempo se informará al Titular antes del vencimiento la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS.
En cualquier momento y de manera gratuita el Titular o su representante podrán solicitar a DESAFIA S.A.S la actualización, rectificación, eliminación o supresión de sus datos personales siempre que se acredite la identificación del Titular o de sus apoderados.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por DESAFIA S.A.S y deberá contener como mínimo, El nombre y correo electrónico del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante y la descripción de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
Con la solicitud, DESAFÍA S.A.S rectifica y actualiza la información de conformidad con el procedimiento y los términos señalados. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición. DESAFIA S.A.S podrá habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes para llevar a cabo esta gestión; todas estas modificaciones serán informadas previamente a través de su pagina web: www.desafia.com.co
El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a DESAFÍA S.A.S la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando considere que no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 o cuando hayan dejado de ser necesarios para la finalidad para la cual fueron recolectados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por DESAFÍA S.A.S. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el Responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando: a) El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular. En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, DESAFÍA S.A.S debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.
Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, DESAFÍA S.A.S debe establecer mecanismos, de fácil acceso y gratuitos que permitan al Titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó y en los términos estipulados en la ley 1581 de 2012, sus Decretos reglamentarios y normas complementarias. Existen dos modalidades en las que la revocación puede darse. Primero sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que DESAFÍA S.A.S deba dejar de tratar por completo los datos del Titular y segundo puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. El Titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, debe indicar si la revocación que pretende realizar es total o parcial y cuál es el tratamiento con el que no está conforme. Los mecanismos o procedimientos que DESAFIA S.A.S establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento otorgado no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
DESAFÍA S.A.S designa al área de SERVICIO AL CLIENTE o quien haga sus veces, para cumplir con la función de protección de datos personales y atención de RECLAMACIONES, quien se encargará de dar trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012.
La presente Política está rigiendo desde el 8 de Marzo de 2019